Comptabilité

Introduction

Nous utilisons un système comptable à double entrée. En voici les faits saillants:

Charte de compte

Vous aurez une charte de compte, chaque compte représentant un endroit où peut se trouver de l’argent. Quelques exemples fictifs de comptes:

  • 1000 Compte bancaire
  • 2400 Argent dû à Pierre
  • 4000 Subvention reçu
  • 9000 Dépenses de bureau

Vous en aurez probablement une trentaine.

Opérations

Chaque opération suit de l’argent entre un compte et un autre. Voici quelques exemples. Nous reviendrons aux preuves plus tard.

  • Si Pierre prête $25 USD à votre organisme:
DATE DESCRIPTION PREUVE DEVISE MONTANT COMPTE
2020-10-05 Prêt de Pierre 1.jpg USD 25.00 1000 Compte bancaire
2020-10-05 Prêt de Pierre 2.jpg USD (25.00) 2400 Argent dû à Pierre

Suite à cette opération, il y a 25.00 USD dans votre compte bancaire, mais en contre-partie votre organisme doit 25.00 USD à Pierre. Donc ça balance.

  • Si vous recevez une subvention de $200 USD:
DATE DESCRIPTION PREUVE DEVISE MONTANT COMPTE
2020-10-05 Subvention 3.jpg USD 200.00 1000 Compte bancaire
2020-10-05 Subvention 4.jpg USD (200.00) 4000 Subvention reçu

Suite à cette opération, il y a 225.00 USD dans votre compte bancaire (incluant le prêt de Pierre), mais en contre-partie votre organisme doit 25.00 USD à Pierre et vous avez reçu une subvention de 200 USD. Donc ça balance.

  • Si vous dépensez $2.00 USD pour un stylo:
DATE DESCRIPTION PREUVE DEVISE MONTANT COMPTE
2020-10-05 Achat de stylo 5.jpg USD 2.00 9000 Dépenses de bureau
2020-10-05 Achat de stylo 6.jpg USD (2.00) 1000 Compte bancaire

Suite à cette opération, il y a 223.00 USD dans votre compte bancaire (225.00 moins le prix du stylo), et vous avez une dépense de 2.00 USD pour un stylo, donc tout balance.

Bilan

Pour chaque période donnée, notamment les années financières, votre organisme produira un bilan de tous vos comptes. Par exemple, voici un bilan en USD:

COMPTE Début de période Opérations Fin de période
Actifs      
1000 Compte bancaire 0 223 USD 223 USD
Passifs (exprimé en négatif)      
2400 Argent dû à Pierre 0 (25 USD) (25 USD)
Revenus (exprimé en négatif)      
4000 Subvention reçu n/a (200 USD) n/a
Dépenses      
9000 Dépenses de bureau n/a 2 USD n/a
Total      
  0 0 USD 198 USD

Quelques items à noter dans le bilan:

  • Les actifs et passifs représentent votre organismes: un montant positif est un bien que vous avez. Un montant négatif est un bien que vous devez ou avez perdu. Ainsi, le 223 USD en banque est exprimé par un montant positif car c’est un montant que vous possédez. Le montant de 25 USD que vous devez est exprimé en négatif car c’est un montant que vous devez.
  • Les revenus et dépenses représentent le monde extérieur à votre organisme. Là c’est le contraire: un montant positif est un bien de plus pour le monde extérieur (le 2 USD du vendeur de stylo) et un montant négatif est une perte pour le monde extérieur (le 200 USD du bailleur de fonds). C’est pour cette raison que les revenus sont exprimés en négatif et les dépenses, en positif.
  • Les revenus et dépenses ne passent pas d’une année financière à une autre. C’est pour cela qu’on inscrit n/a dans le bilan.
  • Le total des opérations doit être zéro, sinon il y a une erreur dans vos entrées de données, car tout doit balancer.
  • Le total de vos actifs et passifs en début de période (dans cet exemple 0) est la valeur aux livres (valeur nette) de votre organisme au début de la période.
  • Le total de vos actifs et passifs en fin de période (dans cet exemple 198 USD, ou le 223 USD de votre compte moins le 25 USD que vous devez à Pierre) est la valeur aux livres (valeur nette) de votre organisme en fin de période.

Preuves

Nous avons inséré un nom de photo fictif (1.jpg, 2.jpg…) pour chaque opération ci-dessus. En effet, chaque mouvement d’un compte à l’autre, qui compte d’habitude 2 entrées comptable, nécéssite une preuve. Voici des exemples de ce qu’il y aurait dans les fichiers ci-dessus:

  • 1.jpg: le relevé bancaire indiquant que $25 USD a été déposé
  • 2.jpg: un contrat avec Pierre indiquant qu’il vous a prêté $25 USD
  • 3.jpg: le relevé bancaire indiquant que $200 USD a été déposé
  • 4.jpg: une preuve que votre bailleur de fonds vous a envoyé $200 USD (facture)
  • 5.jpg: une facture pour un stylo, de $2 USD
  • 6.jpg: le relevé bancaire indiquant que $2 USD a été retiré

Voir la section “Preuves” de la page Reddition de compte pour plus de détails sur les preuves acceptées.

Taux de change

Différents bailleurs de fonds ont différentes exigences quant à l’utilisation de multiples devises. Normalement vous aurez toujours à noter la devise de vos opérations. Si vous échangez de l’argent, il faut toujours garder une preuve tel qu’indiqué dans la section “Preuves” de la page Reddition de compte.

Système comptable

Nous faisons la comptabilité sur Google Sheets, un chiffrier qui offre un contrôle des versions et des modifications en ligne; accessible à tous.

Terre des jeunes transnational offrira aux différents Bioénergie une formation et un support en continu sur la façon de faire, mais nous utilisons une procédure basé sur l’approche Dcycle Accounting, décrite ici.